K12NET’te öğrencinin kaydı silineceği zaman, muhasebe hesaplarının karışmaması için kayıt sözleşmesi nasıl sonlandırılır?

Bu konuyu bir örnek üzerinden anlatacak olursak:

Bir öğrenci yıllık, 4000 Liradan kaydını yaptırmış, Eylül-2009'dan, Haziran-2010 tarihine kadar 10 taksitle 400 Lira ödeyerek bu parayı ödeyeceğini taahhüt etmiş. Öğrenci herhangi bir sebepten dolayı Nisan ayından itibaren kaydını sildirmek istiyor. Öğrencinin beklentisi derslere gelmeyeceği Nisan-Mayıs-Haziran aylarına ait 3 aylık (400x3=1200) tutarı, 1200 Lirayı geri almak.

Bu durumda sizler kurum yöneticileri olarak iki türlü karar verebilirsiniz:

1.Seçenek:

"Anlaşmamızda ayrılık durumu yoktu. Kaydını aldırsan da, ayrılmasan da bu ücreti ödeyeceksin." diyor. Bu durumda öğrencinin sadece kaydını sonlandırmanız gerekmektedir. Parasal durumlarla ilgili herhangi bir işlem yapmamıza gerek yoktur. Öğrenci günü geldikçe kalan borcunu ödemesi gerekmektedir.

2.Seçenek

"Ayrılma nedenini haklı buldum. Son üç ayın 400x3=1200Lirasını geri ödeyeceğim" derseniz, öğrencinin kaydı sonlandırılacağı gibi, kayıt sözleşmesi de yeniden düzenlenmelidir.

Her iki durumda da önce ÖĞRENCİNİN KAYDI SONLADIRILIR.

Bunun için kayıt ekranına gidip öğrencinin isminin sol tarafındaki düzenle botununa basıyoruz.

Ayrılış Tarihini yazıp, Ayrılış Durumunu seçiyoruz. Kaydet butonuna bastığımızda bir uyarı geliyor. Bu uyarı, bilgi amaçlı. "Tamam" butonuna bastığınızda öğrencinin kaydı sonlandırılmış olacaktır. Ancak öğrencinin son üç aylık taksitini düşeceksek, kayıt sözleşmesi ekranına gitmeliyiz.

Kayıt sözleşmesi ekranında bu öğrencinin isminin yanındaki "Düzenle" botuna basarak 10 aylık taksitlerini görmeliyiz.

Öğrencinin ilk 7 ay taksitlerinin pasif olduğunu görüyorum. Bunun anlamı öğrenci, Mart ayı dahil ödemelerini düzenli olarak yapmış. Geride üç aylık (400x3=1200 Liralık) taksit duruyor. Öğrenci ayrılsa bile "ödeme devam edecek" şeklinde bir karar varsa, kayıt sözleşmesine DOKUNULMAMALIDIR. "Dershaneye gelmediği son üç ayın taksiti alınmayacaktır" kararı çıktıysa bu taksitler yandaki çarpı işaretlerine basılarak SİLİNMELİDİR.

Eğer son üç ayın taksitini iade kararına rağmen, SİLMEZSEK;

• Önümüzdeki ay, ödenmemiş borç listesinde bu öğrencinin ismini görmeye başlarız.
  
• Önümüzdeki aylar, beklediğimiz ödeme tutarı, gerçek tutar olmaz (Evdeki hesap,çarşıya uymaz)
  
• Mali konularda anlaştığımız velilere, dikkat etmeyip "borcunuzu geciktirdiniz" diye SMS gönderebiliriz.
  
  

İşte bu yüzden kaydı silinen öğrencinin eğer düzeltilecekse kayıt sözleşmesi hemen düzeltilmeli ve bu tür hatalara meydan verilmemelidir.