19 Eylül 2009 Cumartesi

K12NET’te velileri aynı olan kardeş öğrencilerin kayıt sözleşmeleri nasıl yapılır?

Ödemeleri aynı veli tarafından yapılacak öğrenciler geldiğinde kayıt sözleşmelerinin nasıl yapılması gerektiği konusunda aşağıdaki adımları izleyiniz.

Bir örnek üzerinden gidecek olursak; Ayşe Yıldız, 6.sınıf öğrencisi, kardeşi Murat Yıldız ise 7.sınıf öğrencisi olsun. Babaları Hüseyin Yıldız iki çocuğunu da sizin kurumunuza kaydetmek üzere getiriyor. 6.sınıfların ücreti 1500, 7.sınıfların ücreti de 2000 lira olsun. İki çocuk kaydı için toplamda 3500 Liraya Hüseyin Beyle el sıkışılıyor. Parayı babaları ödeyeceği için sözleşmeyi de bir çocukta toplamak işinizi kolaylaştıracaktır. Hemen o an sözleşmeyi hangi çocuk üzerinde toplayacağınıza karar vermelisiniz. Genellikle büyük çocuğu tercih ederek Murat Yıldız üzerine 3500 Liralık kayıt sözleşmesini yapmalısınız. Taksitlerini belirlemelisiniz. Ancak Ayşe'ye de kayıt sözleşmesi yapmalısınız. Hem de 1500 Liradan. Ama aşağıdaki gibi indirim oranını yüzde yüz yaparak. Ayrıca açıklama kısmına da ücretlerin Murat Yıldız'da toplandığını yazarsınız. Şimdi aşağıda ekran görüntüsünü okuyalım. 1500 Liradan kayıt sözleşmesi düzenlemişsiniz. İndirim oranı yüzde yüz. Bu yüzden birinci taksit miktarı sıfır yazılmış. Ödeme kalemi satırındaki açıklamaya da Ücretler Murat Yıldız'da diye yazmışsınız.


Aradan epeyi bir zaman geçiyor. Veli geliyor, kayıt sözleşmesi ile ilgili kafasına takılanlar olmuş. Siz de kayıt sözleşmesi ekranından filtrele diyerek kontak alanına göre aşağıdaki gibi filtreleme yaparsınız. Hüseyin Yıldız'a göre ara dersiniz.


Ekrana bu kontağın öğrencileri gelir.


Siz de zaman geçtiği için sıfırın anlamını unutmuş olabilirsiniz. Bu kontenjan öğrencisi miydi, yoksa kardeş uygulamasından dolayı mı böyleydi? diye düşünebilirsiniz. Eğer fare ile tutar sütunun üzerine giderseniz aşağıdaki gibi bilgi notu gelir.


Zaman geçmiş olmasına rağmen artık Ayşe Yıldız'ın 6.sınıf öğrencisi olduğunu, 1500 Lira yüzde yüz indirimle kayıt sözleşmesi yapıldığını ve ücretin Murat Yıldız üzerinde toplandığını anlarsınız.

14 Eylül 2009 Pazartesi

Öğrenci ödemeleri dışındaki gelirler K12NET’e nasıl kaydedilir?

Eğitim kurumlarının en önemli gelir kaynakları öğrencilerinden aldıkları ücretlerdir. Ancak kurumlara başka yollardan da para girişi olur. Örneğin, kitap satışı, banka kredisi, ortaklık payı ödemesi, kuruma ait spor salonu, konferans salonu gibi bir alanın kiralanması gibi para girişleri olabilir. Bu girişler yapılmazsa, kasa hesabı tutulamaz ve K12NET'ten alacağınız gelir-gider raporlarında tutarsızlıklar olabilir.

Bu tip gelirlerinizi de K12NET'e kaydedebilirsiniz. Aşağıda bu tip farklı para girişleri için hazorlanmış örnek senaryolarını inceleyiniz:

Senaryo : 1

Kurumunuz bünyesinde geliştirmiş olduğunuz bazı yayınları kırtasiyeler aracılığıyla satmaktasınız. Şenn Kirtasiye sizden tanesi 5 liradan 1000 adet ilköğretim 4.sınıf matematik kitabı istemektedir.

Yapmanız gerekenler

Finans Yönetimi modülündeki AYARLAR ekranından Tedarikçiler bölümünden ŞEN KİRTASİYE isimli bir tedarikçi tanımlayınız.

Yine aynı ekranda yer alan Mal ve Hizmetler bölümüne gidiniz ve satacağınız mal ya da hizmetin adını ve fiyatını belirleyiniz.


"Satış Sözleşmeleri" ekranına geliniz. Ekle + işaretine basınız. Parayı nasıl alacaksanız varsayılan hesap kısmına belirleyiniz. Cari kısmından Şen Kırtasiyeyi seçiniz. Mal/Hizmet bölümünden ekle dediğinizde 4.sınıf matematik kitabı gelecektir. Fiyatını belirleyiniz. Anlaşmanız gereği 5 bin lirayı iki taksitte alacaksanız taksit sayısını 2 yazıp hesapla deyiniz.


Şen Kırtasiye parayı ödeyeceği zaman ise "Satış tahsilâtı" ekranına gidiniz ve ödemeyi işleyiniz.


Senaryo : 2

Kurumunuza ait konferans salonunu haftasonları için EXPOKUL isimli bir fuarcılık firmasına kiralıyorsunuz. Ayda 3500 lira kira ödüyor. Tedarikçi bölümüne EXPOKUL Fuarcılık, Mal ve hizmet bölümüne Konferans Salonu Bedeli yazıp, satış sözleşmesini 3500 x 12 = 42000 Lira olarak düzenlersiniz. Her ay 3500 Liralık taksitler halinde taksitlendirip, satış tahsilat kısmından tahsil edersiniz.

Senaryo : 3

"Banka Kredisi Çektim. Yeni bir ortağımız oldu. Ortaklık payı girişi olacak" . Şeklindeki ektra para girişleri çok sık rastlanan durumlar değildir. Bunları öncelikle Ödeme Takip ekranındaki Ayarlar bölümünden MALİ Hesap olarak tanımlamamız gerekmektedir. Mali Hesap kısmında örneğin İş Bankası Kredi isimli bir mali hesap açıp 2008-2009 ve 2009-2010 Mali Yılı Tek Dönemleri seçiniz. Finans Yönetim modülündeki Finansal Analiz ekranına gidiniz. Artı işaretinin üzerine tıklayınız.


Kaynak kısmına parayı aldığınız mali hesap ismini (İş Bankası İhtiyaç Kredisi) , hedef bölümüne ise paranın girdiği mali hesap ismini (Nakit) yazınız. İki bölüme eklenen miktarların eşit olması zorunludur.


Bir ay sonra bu kredinin 500 Lira geri ödemesi olduğunda virman işleminde, kaynak ile hedefin yer değiştirmesi gerekmektedir.


DİKKAT : A, B, C isimli 3 adet eğitim kurumunun kurucususunuz. Kurucu şifresi ile girdiğinizde bu üç kurumun bütün muhasebe hareketlerini görebilirsiniz ve bu kurumlar arasında VİRMAN yapabilirsiniz. Örneğin A kurumunda bugün yüklü bir elektrik borcu ödemesi var. Ama A kurumunun kasasında yeterince para yok. Bu durumda B kurumundan A kurumuna VİRMAN yapabilirsiniz. Daha sonra kaynak ve hedefi değiştirerek geri ödemede bulunabilirsiniz. Tüm para hareketlerini Finansal Analiz ekranındaki sayfanın altındaki Finansal Analiz Raporları kısmındaki Hesap Raporu bölümünden alabilirsiniz.