K12NET’te SMS Mesaj Durumu’nda belirtilen “Beklemedeki Mesajlar, Gönderilen Mesajlar ve Başarısız Mesajları ibareleri nasıl anlaşılmalıdır?

K12NET üzerinden SMS gönderme işlemi yaptığınızda, bu mesajlar K12NET tarafından GSM operatörünün sistemine aktarılır. Bu aktarımın ardından SMS'in ulaştırılması işlemi tamamen GSM operatörü tarafından gerçekleştirilir.

Birçok öğrenci bilgi sisteminde, SMS gönderdiğiniz zaman Mesajınız başarı ile gönderilmiştir der. Aslında Başarı ile gönderilen mesajınız değildir. Bu ancak, gönderdiğiniz mesaj GSM operatörüne iletilmiş demektir. Ancak K12NET, mesajın operatördeki izini de takip etmektedir. Gönderilen Mesajların yanında sıfır yazıyorsa, SMS yerine ulaşmamış demektir. Gönderilen mesajların yanındaki rakama tıkladığınızda ise kimlere teslim edildiğini ya da başarısız mesaj gönderiminin sonuçlarını ayrıntılarını görebilirsiniz.

K12NET mesajlarınızı GSM operatörüne aktarmazsa sistem hata verir ve üstteki görüntüye ulaşamazsınız.

Peki bir veliye niçin SMS ulaşmaz?

1. K12NET'e kaydedilirken telefon numarası türü "Mesaj Gönderi Numarası" olarak seçilmemiştir.
2. Öğrenci detay ekranında veli için "Disiplin Kontağı" ve "Kayıtlara Erişim" kutusu onaylı değildir.
3. Veli cep telefonunu reklam SMS'lerine kapattırmıştır. (İlgili GSM operatörü ile gürüşüp açtırabilir.)
4. Velinin cep telefonu kapalıdır. Operatör mesajı gönderebilmek için bir süre denemelerde bulunur. Ancak bu süre dolduktan sonra mesaj gönderimini kalıcı olarak iptal eder.
5. Velinin cep telefonu kapsama alanı dışındadır. Operatörün deneme süresi geçtikten sonra hala kapsama alanı dışındaysa mesaj gönderimi iptal edilir.

K12NET’te bir sonraki eğitim yılına kayıt yaptırmış öğrencilere nasıl mesaj gönderilir?

Bir sonraki eğitim yılına kaydedilmiş öğrencilere SMS göndermek için:

• Öncelikle sisteminizin yılını bir sonraki eğitim yılına getiriniz.
  
• Ölçme Değerlendirme menüsünde bulunan "Oturma Kaydı" ekranına gidiniz.
  
• Rapor, kısayol ve işlemler bölümünden "Toplu Mesaj Gönderim Sihirbazı"na tıklayınız.
  
• Tercihinize göre kayıt türünü (asil,misafir), sınıf seviyesini, öğrenci ya da veliye ya da her ikisinde gönderme seçeneğini işaretleyip mesajınızın içeriğini yazınız.
  
• Gönder butonuna bastığınızda mesajınız gönderilecektir.
  

İşiniz bittiğinde eğitim yılını tekrar eski haline getirmeyi unutmayınız.

K12NET’e giriş yaptığımda ekranımda hiçbir menü görünmüyor. Sebebi ne olabilir?

Bunun 3 adet sebebi olabilir:

1. Yöneticiniz sistemdeki yetkilerinizi kısıtlamış olabilir.
   
2. Henüz aktif olmayan bir eğitim yılını seçmiş olabilirsiniz. Ekranın sağ üst köşesinden sistemin içinde bulunduğu eğitim yılını kontrol ediniz.
   
3. Bu duruma en çok yeni eğitim yılına geçildiğinde rastlanır. K12NET sisteminde personel görevlendirmeleri yıllıktır. Eğitim yılının bitmesi ile beraber o eğitim yılına ait görevlendirmeler de sona erdi. Yöneticilerin personel görevlendirmelerini yenilemeleri gerekmektedir. Görev yenileme işlemi, yönetim başta olmak üzere bu ekran yetkisine sahip herhangi bir personel tarafından yapılabilir.

K12NET kullanan dershaneler, okullara yaptıkları sınavları nasıl değerlendirebilirler?

Konunun iyi anlaşılması için bir örnek üzerinden gideceğiz. Aşağıda belirtilen okulların öğrencilerine sınav uygulanacağını varsayalım.

Okul İsmi

Halitpaşa İÖO

Aşıkzülali İÖO

Binbaşı Eminbey İÖO

Ş.J.Onb.E.Sarıkaya İÖO

Süngülü İÖO

Bu okulların öğretmenlerine ya da yöneticilerine ayrı ayrı sınav sonuç belgeleri ve toplu sonuç listeleri verilmesi gerekiyor. Amaç, yüzlerce misafir öğrencinin içinden her bir okulun kendi sonuçlarını çıkarabilmek.

• Sınavdan Önce Yapılması Gereken İşler
  

Okullara birer kod verilmelidir. Bu, her dershanenin İSTEDİĞİ gibi belirleyebileceği bir numara olabilir. Vereceğimiz numara en az 4 haneli, en fazla 6 haneli olmalıdır. Her bir okula aşağıdaki gibi AYRI bir numara verilmelidir.

Okul İsmi	Kodu
Halitpaşa İÖO	755001
Aşıkzülali İÖO	755002
Binbaşı Eminbey İÖO	755003
Ş.J.Onb.E.Sarıkaya İÖO	755004
Süngülü İÖO	755005

• Öğrenci Bilgileri ve Yeni Kayıt Ekranına Gidiniz.
  

Okul isimlerini sanki bir öğrenciymiş gibi kaydediniz.

100001 gibi mübalâğlı bir başlangıç numarası veriniz. Adı soyadına Okulunun adını ve soyadını yazınız. Statüsünü MİSAFİR yapıp giriş türünü devlet okulu ve geldiği okul kısmına aşağıdaki gibi okulun kodunu ve adını yazınız. Böylece sistem 755001 Halitpaşa İÖO olduğunu öğrenmiş olacaktır. Bu kayıt doğru yapılmaz ya da Halitpaşa İÖO öğrencilerine optik kağıttaki okul kodu bölümüne 755001 olarak kodlattırılamazsa okullara göre liste çıkaramazsınız. Sınava girecek her okul, bu şekilde sisteme kaydedilmelidir.

Sınav başlamadan önce öğrencilere okul kod numaraları söylemeli, bu numaraların optik kâğıtlara doğru kodlatılması sağlanmalıdır.

• Sisteme okul kodu tanıtılmamışsa,
  
• Öğrenci okul kodunu boş bırakmışsa,
  
• Öğrenci okul kodunu yanlış, eksik yazmışsa,
  

kendi okulunun listesinde ismi ÇIKMAZ. Öğrenci bir başka okulun kodunu kodlamışsa, ismi kodladığı okulun listelerinde ÇIKAR. Bu öğrenciler, Misafir olduğu için optik kâğıtta öğrenci no bölümüne bütün öğrenciler 99999 yazıp kodlamalıdır.

Aşağıdaki örnekte, ham data dosyasında öğrenciler numaralarını 99999 olarak kodlamış ve kendilerine bildirilen okul kodlarını optik kağıtlara işaretlemişlerdir.

• Ham data dosyasındaki düzene göre Ayarlar – Optik Form Tanımlarından Okul Kodu Alanının Başlangıç ve Bitişlerini Belirleyiniz
  

Veri işleme ekranına gelip sınav okumasını yapınız.

• Toplu Sonuç Listesi Alma
  

Sınav uygulamaları ve sonuçlar ekranına gidiniz. Sınav isminin yanındaki satır raporunun üzerine tıklayınız.

Toplu sonuç listesini alırken, Giriş Türüne Göre Ayır ve Geldiği Okul seçeneklerini işaretleyiniz.

Her okulun sınav sonuçlarını ayrı ayrı alabilirsiniz.

• Karne (Sınav Sonuç Belgesi)
  

Sınav uygulamaları ve sonuçlar ekranına gidiniz. Sınav isminin yanındaki satır raporunun üzerine tıklayınız. Karneler kısmından Okul Adı radyo butonunu işaretleyiniz.

Eğer Okul Adı seçili ise sınav karneleri okul sıralı çıkarılacak ve karnenin başlık kısmında okul adı yazılı olacaktır.

K12NET’te Toplu Sonuç Belgesi alırken misafir öğrencilerin telefon numaraları nasıl görüntülenir?

K12NET kullanan birçok eğitim kurumu düzey belirleme ya da bursluluk amaçlı sınavlar düzenliyor. Bu sınavlara dışarıdan misafir öğrenciler geliyor ve bu öğrencileri sisteme kaydetmeden sınava sokuluyor. Sınavın ardından bu öğrencilere ya da velilerine ulaşılabilecek telefon numaralarının görülebilmesi için aşağıda anlatılan yol izlenmelidir.

Öğrenci numara bölümüne 99999 olarak yazılıp kodlama yapmışsa ya da TC Kimlik/ Telefon numarası kısmında yazan numara daha önce sisteme kayıt edilmiş bir numara değilse, K12NET kağıdın sahibi öğrenciyi misafir olarak kaydetmektedir.

TC Kimlik numarası kısmını telefon numarası olarak kullanmak istiyorsanız;

1. Sınav başlamadan önce öğrencilerinize "velinizin telefon numarasını" yazın diyebilirsiniz
   
2. "Kendi telefon numaranızı yazın" diyebilirsiniz
   
3. Öğrencinin ya da velinin ev telefonu, iş telefonu, cep telefonlarından birinin yazılmasını isteyebilirsiniz
   

Yukarıdaki optik kağıdı okuma yaptırdığınızda; aşağıdaki gibi bir data oluşacaktır. TC Kimlik numarası ya da telefon numarası ortak alan olduğu için cep telefonu niyetiyle yazılan bilgiler TC Kimlik numarası bölümünde yer alacaktır.

Veri işleme yapılınca sistem, yeni bir TC kimlik numarası ile öğrenci okuduğunu sanarak "Sistemde böyle bir TC Kimlik numarası yok. Misafir olarak kaydedeyim mi?" diye uyarı verecektir. Siz de onaylayarak okuttuğunuzda

Bu öğrenci sisteme kaydedilmiş olacaktır. Aslında sizin beklentiniz bu numaranın toplu sonuç listesinde çıkmasıdır.

Toplu sonuç listesi onay kutusunu işaretleyiniz. İleri butonuna basınız.

Hem TC Kimlik No, hem de telefon numarası alanlarını seçerek toplu sonuç listesinin hazırlanmasını isteyiniz.

İşte öğrencinin isminin altında telefon numarası niyetine yazılmış TC kimlik numarası getirilmiştir. Amaç öğrenci isminin altındaki numaraya bakarak, bu telefon numarasını manuel (elle) aramaktır.

Konu ile ilgili uyarılar:

1. Sistem, cep telefonu niyetiyle yazılmış numarayı TC Kimlik numarası sanmaktadır. Bu yüzden bu bilgiyi öğrencinin TC Kimlik numarası alanına yazmaktadır.
   
2. 031229992313 şeklinde yazılan telefon numarası, 31229992313 ya da 29992313 şeklinde yazılırsa olur mu? "Olur" Yine bu numara TC kimlik hanesine kaydedilir ve numara yazıldığı şekliyle toplu sonuç listesinde çıkar.
   
3. Bu bilgi, sistemdeki TC Kimlik hanesine yazıldığı için bu numaraya SMS gönderilemez.
   
4. Kurumunuza kayıtlı asil öğrencilerinize bu alana telefon numarası yazın derseniz, sistemde TC Kimlik numarası bölümünde bu numara olmadığı için öğrencinin bir de misafir öğrenci olarak kaydedilmesine neden olacaktır. Böylece sistemde aynı isimli bir asil, bir de misafir öğrenci olacaktır. Bu bizim onaylamadığımız bir durumdur. Bu uygulamayı daha ziyade "misafir" öğrenciler için yapmalısınız.
   

   

K12NET’te sınavlara nasıl misafir öğrenci kaydedilir?

Birçok eğitim kurumu gerek bursluluk, gerek seviye belirleme gerekse başka sebeplerle dışarıdan öğrencilere de sınav uygulamaktadır. Bu sınavları uygularken K12NET sistemi size yardımcı olacaktır.

Bu tip durumlarla izlemeniz gereken yol aşağıda anlatılmaktadır:

1.YÖNTEM: Öğrenci kayıt ekranından öğrenciye TC kimlik No ve numara verilerek misafir statüsü ile kayıt yapılır. Öğrencinin ve velinin telefon numaraları da istenirse sisteme tanımlanır. Bu durumda öğrencinin sınavının değerlendirilebilmesi için optik kâğıda TC kimlik numarası ya da kayıt numarasının kodlanması gerekir. Sınavdan sonra bu öğrencinin kendisine, velisine SMS gönderimi kolaylıkla yapılabilir. (Gerçek bir veri tabanı için önerilen yöntem budur. Bu yöntem geleceği düşünen, gelecek yılda da aynı SMS numaralarını kullanmak isteyenlerin tercih etmesi gereken en doğru yöntemdir.)

2.YÖNTEM: Misafir öğrenciler sınav günü optik kâğıda yazdıkları bilgiler ile sisteme kaydedilir. Öğrencilerin dershane numarası olarak 99999 yazması istenir ve TC Kimlik numarası kısmına cep telefonu yazması istenebilir. Bu durumda öğrencinin velisinin kim olduğu bilinmez sadece toplu sonuç listesinde sistemin TC kimlik numarası olduğunu sandığı, oysa telefon numarası niyetiyle kaydedilmiş bilgiler listelenir. Sınavdan sonra bu numaralara SMS gönderilemez. Bu yöntem sadece o yıl, listeden bakarak telefon araması için işe yarar. Tamamen içinde bulunulan yılı kurtarmaya yönelik, arşivi olmayan çok önermediğimiz bir yöntemdir. Bu yöntemi tercih edenlerin verileri yıllıktır. Hiçbir şekilde geçmiş verilerden yararlanamazlar.

Sınava giren öğrenciler daha önce de sizin düzenlediğiniz sınavlara girmiş öğrenciler İse; kayıt yaptırmaya gelen öğrencinin TC Kimlik numarasını ister. Öğrenci kayıt ekranından TC Kimlik numarasını yazarak "Kontrol Et" der.

Kontrol sonucunda;

Bu öğrencinin geçen yıl sizin kurmunuza kayıtlı olduğu uyarısı gelince;

1. Kayıt ekranına gidilmeli,
   
2. Artı işaretine basılmalı,
   
3. Öğrenci satırındaki seç butonuna basılmalı
   
4. Arama kutusuna TC Kimlik numarasını yazılmalı
   
5. Gelen ekranda Öğrencinin yeni sınıf seviyesini belirlenmeli
   
6. Kayıt türü misafir yapılmalıdır.
   
7. Kaydet denildiğinde bu öğrenci yeni döneme misafir olarak kaydedilecektir.
   

Bu öğrencilerin sınavlarının değerlendirilebilmesi için sınav başlamadan önce optik kâğıda TC kimlik numaralarını yazıp kodlamaları gerekmektedir.

Geçen yıl bağlı bulunduğunuz genel müdürlüğün başka bir okuluna/dershanesine kayıt yaptırmış öğrenciler başvurursa;

Kayıt kabul memuru, kayıt yaptırmaya gelen öğrencinin TC Kimlik numarasını ister. Öğrenci kayıt ekranından öğrencinin TC Kimlik numarasını yazarak "Kontrol Et" der. Öğrencinin geçen yıl bağlı bulunduğu genel müdürlüğün başka bir okuluna/dershanesine kayıtlı olduğunu uyarısını alır. Bu öğrenciler, geçen yıl kayıtlı olduğu okula/dershaneye haber verilmeden, yani geçen yılki okulu/dershanesi kaydını sonlandırmadan kaydedilebilir.

Bunun için;

1. Öğrencinin kaydının yapıldığı ekranda "Boş Numara Bul" satırının sağındaki "Seç" butonuna basınız
   
2. Arama kutusuna öğrencinin TC Kimlik numarasını yazınız.
   
3. Gelen kaydı seçip, Seç butonuna basınız.
   
4. Öğrenciye boş numara ver deyip numara belirleyiniz.
   
5. Sınıf seviyesini belirleyip yine Misafir statüsünde kaydediniz.
   

ÖNEMLİ NOT: Aynı genel müdürlüğe bağlı bir başka okul/dershaneye kayıtlı "Misafir" öğrenciler, kayıtları sonlandırılmadan aynı eğitim yılında kaydedilemezler. Bunun sebebi şudur: Özellikle Büyükşehirlerde bir öğrenci bir okula/dershaneye kaydını yaptırır ve orada sınava katılabilir. Aynı öğrenci ilerleyen günlerde aynı genel müdürlüğe bağlı başka bir okula/dershaneye gidip tekrar kayıt yaptırıp aynı sınava katılabilir. Özellikle bursluluk sınavlarında öğrencilerin kurumu istismar etmemesi için böyle bir önlem alınmıştır.

Ancak bu öğrenciler eğer mutlaka başka bir okula/dershaneye kaydedilecekse, bu öğrencilerin kaydı sonlandırılmalıdır.

Bunun için kayıt ekranına gidiniz. Ekranın sağ üst köşesindeki filtreleme butonuna basarak, öğrencinin adına, soyadına, TC kimlik numarasına göre arattırınız

Arama sonucuna göre gelen öğrenci isminin sol tarafındaki düzenleme butonuna basınız.

Ayrılış tarihi verip, Ayrılış durumunu Kesin çıkış olarak belirleyiniz.

Bu öğrencinizin kurumunuzla ilgisi kesilecek ve isteyen okul/dershane bu öğrencinin kaydını alabilecektir.

 

K12NET’te daha önce yapılan sınavlar, online sınav olarak ödevlerde nasıl kullanılabilir?

Eğer K12NET'te düzenlediğiniz sınavların sorularını da sisteme aktardıysanız, bu sınavları daha sonra kolaylıkla istediğini zaman online olarak ödevlere ekleyebilir ve tekrar tekrar kulanabilirsiniz.

Birçok anne babanın ortak derdi, öğrencinin internette zamanını kötü değerlendirmesidir. Bu yüzden bazı anne babalar evdeki internet hatlarını iptal ettirmek zorunda kalmışlardır. Anne babalar, internet üzerinden çocuklarının ders çalıştığını gördükçe mutlu olacaklardır.

Örneğin daha önce kurumunuzda kitapçıklar ve optik formlar aracılığıyla uyguladığınız ve sorularını da sisteme aktarmış olduğunuz 2010-SBS-804 isimli sınavı bütün 8.sınıf öğrencilerimize online ödev olarak atayalım.

Bunun için "Ödevler" ekrana gidip, yeni bir ödev eklenir. Ödevin başlığını, açıklamasını yazıp, sınavlar satırında 2010-SBS–804 numaralı sınavı seçiyoruz. Bu sınavın öğrenci ekranlarında 15 Şubat ile 28 Şubat arasında kalmasını, sonra öğrenci ekranlarında görünmemesini istiyoruz. Bunun için başlangıç tarihine 15 Şubat, bitişine 28 Şubat yazıyoruz. Maksimum deneme alanı ise bu sınava öğrencilerin kaç kez girebileceğini gösteriyor. Aşağıdaki örneğe göre öğrencilerin bu sınava bir kez girebilmesi istenmiş. Örneğin bu kutuya 10 yazılmış olsaydı, öğrenci bu deneme sınavına 10 kez girebilecekti.

Siz kaydet butonuna basar basmaz bu online sınav ödev olarak öğrencilerin portallarında belirir.

Öğrenciler, sınav isminin üzerine tıkladıklarında artık soruları ekranlarında da görerek sınav olabileceklerdir.

Sınavlar, bizim depomuzda beklerken bile değerlenen bilgi hazinemizdir. Bir kere uyguladıktan sonra bu sınavları atıl duruma düşürmek, kaynakları kötü kullanmaya sebep olur.

K12NET'teki bu yapı sayesinde hem kaynaklarınızı tekrar tekrar kullanabilir, hem de kitapçık basımı, optik kağıt basımı, optik kağıtların değerlendirilmesi gibi süreçleri zaman kaybetmeden ve maliyetsiz bir şekilde geçebilirsiniz.